Interne und externe Datenschutzbeauftragte
Was unterscheidet sie?
In einer Zeit, in der Datenschutz für Unternehmen jeder Größe eine zentrale Rolle spielt, stellt sich zwangsläufig die Frage:
„Sollen wir einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellen?“
Beide Optionen haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile und unterscheiden sich sowohl in der rechtlichen Einbindung als auch in der praktischen Umsetzung.
Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein festangestellter Mitarbeiter des Unternehmens, der zusätzlich die Datenschutzaufgaben übernimmt – mit besonderem Kündigungsschutz aber oft begrenzten Ressourcen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen ist ein spezialisierter, unabhängiger Dienstleister, der objektiv berät, flexibel einsetzbar ist und stets aktuelles Fachwissen mitbringt.
Merkmale eines externen Datenschutzbeauftragten
Fachkompetenz:
Der externe DSB verfügt über umfangreiches Wissen kombiniert mit praktischer Erfahrung und ist immer auf dem neusten Stand.
Neutralität:
Als externer Partner kann der DSB objektiv und lösungsorientiert agieren.
Risikominimierung:
Durch die Expertise und Erfahrung des externen DSB können potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig erkannt und minimiert bzw. ausgeschlossen werden.
Weniger Nähe zum Unternehmen:
Der externe DSB muss sich mit internen Abläufen zunächst vertraut machen, hat dadurch jedoch einen neutralen Blick auf Strukturen und Prozesse.
Flexibilität:
Je nach Bedarf und Anforderungen kann der externe DSB bedarfs- und anforderungsgemäß flexibel eingesetzt werden, zum Beispiel auch in konkreten Projekten.
Merkmale eines internen Datenschutzbeauftragter
Unternehmenskenntnis:
Der Mitarbeiter kennt interne Strukturen, Prozesse und Abläufe. Mit wachsender Vertrautheit kann es jedoch schwieriger für ihn werden, bestehende Abläufe objektiv zu hinterfragen.
Ressourcenkonflikt:
Der Mitarbeiter muss die Datenschutzaufgaben zusätzlich zu seinen Hauptaufgaben „on top“ übernehmen und kann sich somit nicht angemessen auf den Datenschutz fokussieren.
Interessenskonflikt:
Unterschiedliche Interessenlagen und innerbetriebliche Hierarchien können eine objektive Beratung erschweren oder sind sogar aus juristischen Beweggründen nicht zulässig.
Schulungsbedarf:
Um den Wissensstand des internen DSB aktuell zu halten, sind regelmäßige Schulungen erforderlich, die ein entsprechendes Budget voraussetzen.
Direkter Zugang:
Der Mitarbeiter ist vor Ort und gut in die Organisation integriert. Wenn es um unangenehme Themen geht, können mitunter auch herausfordernde Situationen entstehen.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Organisationen bietet ein externer Datenschutzbeauftragter zahlreiche Vorteile. Sie profitieren von fundierter Beratung, praxisnahen Lösungen und einem unabhängigen Blick auf bestehende Prozesse und Strukturen – ein entscheidender Pluspunkt, um Datenschutz effizient und alltagstauglich zu implementieren. Und das ganz ohne zusätzliche Personalbindung oder internen Schulungsaufwand.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Organisationen bietet ein externer Datenschutzbeauftragter zahlreiche Vorteile. Sie profitieren von fundierter Beratung, praxisnahen Lösungen und einem unabhängigen Blick auf bestehende Prozesse und Strukturen – ein entscheidender Pluspunkt, um Datenschutz effizient und alltagstauglich zu implementieren. Und das ganz ohne zusätzliche Personalbindung oder internen Schulungsaufwand.