Wenn der Arbeitgeber E-Mails liest

Rechte, Pflichten und klare Regeln
Gelegentlich kann es für Arbeitgeber notwendig sein, auf die E-Mails ihrer Mitarbeiter zuzugreifen – etwa, bei längerer Krankheit oder wenn eine Vertretung einen Überblick über laufende Projekte erhalten muss.
Dabei stellt sich die Frage: Welche Rechte haben Arbeitgeber, wenn es um den Zugriff auf E-Mail-Postfächer geht?
Entscheidend ist die im Vorfeld vereinbarte Nutzung des E-Mail Accounts. Hierbei lassen sich zwei Varianten unterscheiden: die private Nutzung des E-Mail-Accounts ist erlaubt oder der Account dient ausschließlich beruflichen Zwecken.
Welche Variante gewählt wird, hat Einfluss darauf, wie viel Einsicht der Arbeitgeber in den E-Mail-Account nehmen darf.
Vereinbarte Nutzung und deren Rechte
Erlaubte private Nutzung:
Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des E-Mail-Accounts ausdrücklich gestattet hat, unterliegen die E-Mails dem Fernmeldegeheimnis. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber weder private noch geschäftliche E-Mails einsehen darf. Ausnahmen gibt es nur, wenn der Verdacht besteht, dass der Mitarbeiter gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen oder sich strafbar gemacht hat.
Ausschließlich betriebliche Nutzung:
Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des E-Mail-Accounts nicht erlaubt, handelt es sich um eine rein betriebliche Nutzung, wodurch seine Kontrollrechte erweitert sind. Er darf in die E-Mails Einsicht nehmen, sofern betriebliche Gründe vorliegen, etwa bei längerer Abwesenheit durch Krankheit oder Urlaub. Eine willkürliche Überwachung ohne triftigen Grund bleibt jedoch unzulässig und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Der Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz sollte stets schriftlich geregelt werden, unabhängig davon, ob eine private oder ausschließlich betriebliche Nutzung des E-Mail Accounts vereinbart wird. Bestimmen Sie zudem, wie im Falle einer Abwesenheit eines Mitarbeiters mit dessen E-Mail-Account verfahren wird. Dies kann z.B. in Form einer Betriebsvereinbarung schriftlich festgelegt werden.